Szükséges komolyan venni, hiszen egy felülvizsgálat során akár súlyos összegeket is kiróhatnak ránk.
Miért jó az archiválás?
A dokumentumaink archiválásával olyan információkat tudhatunk biztonságban, amelyeket már nem használunk nap mint nap, de jelentőségük ezáltal nem csökkent. Itt nem csupán a papíralapú iratokra kell gondolni, hanem a számítógépeinken tárolt adatokra is. Ha tehetjük végezzük el ezt a műveletet rendszeresen az email fiókunkban, hiszen az időnként elvégzett biztonsági mentésekkel akár hatékonyabban tudunk dolgozni és ezáltal virtuális postaládánk sokkal gyorsabbá és átláthatóbbá válik. Nem csak piaci érdek adatainkat megóvni, hanem jogi kötelezettség is.
Mi más szól még mellette?
A rendszeres archiválás mellett számos érv szól, talán a leglényegesebb: megakadályozhatjuk vele azt, hogy értékes adataink elvesszenek és idegen kezekbe kerüljenek, amivel mások megkérdezésünk nélkül bármikor visszaélhetnek. A másik nyomós érv, hogy ezáltal sokkal átláthatóbbá válnak irataink és nem kell egy egész álló nap keresni egyetlen dokumentumot azért, mert fogalmunk sincs hová is tettük. Továbbá ki ne találkozott volna már olyan szűk irodai környezettel, amikor minden felszabaduló négyzetméter egy igazi kincs. Ha megfelelően helyezzük el dokumentumainkat – egy külön arra kijelölt helyen – akkor értékes szabad helyek válhatnak üressé.
Szakszerűen érdemes
Sajnos számos dokumentumot évekig vagy évtizedekig is szükséges megtartani, archiválást pedig ajánlatos szakszerűen végezni. Mit jelent a szakszerűség? Azt, hogy biztonságban tudjuk hivatalos iratainkat, erre a célra kialakított archiváló konténerekbe és dobozokba helyezzük őket, ahol egyszerűen feliratozva és lezárva pihennek, szennyeződés mentesen. Ha tehetjük, ajánlatos olyan konténereket választani, amelyek strapabíró anyagból készülnek, így akár egymás tetejére is rakhatóak könnyedén irataink. Ha egyedül nem tudunk megbirkózni ezzel a feladattal és nem ha nem értünk a kellékek kiválasztásához, akkor bátran kérjük szakember segítségét.
